Keberadaan Humas Dalam Organisasi Lembaga

KATA PENGANTAR

Pertama kami panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan karunianya yang telah diberikn kepad kita. Semoga shalawat dan salam selalu dilimpahkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW, beserta sahabat dan keluarganya, serta pengikutnya hingga akhir zaman. Amin.

                Kami menyusun makalah, alhamdulillah telah berhasil menyelesaikan makalah “Pengantar Humas” tentang “Keberadaan Humas Dalam Organisasi/ Lembaga”. Dan makalah ini kami ajukan sebagai tugas untuk melaksanakan kewajiban sebagai mahasiswa.

                Semoga dengan tersusunnya makalah ini, diharapkan dapat membantu mahasiswa dalam memahami bagaimana atau seperti apa tujuan humas, fungsi humas, tugas humas dan kegiatan humas dalam sebuah organisasi/ lembaga.

                Kami menyadari bahwa penulisan dan penyusunan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu adanya masukan, pendapat, maupun kritik dan saran yang membangun sangat diperlukan. Semoga hasil makalah ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan dan mendapat ridho Allah SWT. Amin.

Samarinda, 26 September 2012
     

          

               
                                Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………………………………………...……………  ii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………….   iii

BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………..……………………  1

A.     Latar Belakang ………………...…….…………………………………………………….  1

B.     Rumusan Masalah ……………………..…………………………………………………..  1

C.     Tujuan ………………………………………………..……………………………………   1

BAB II PEMBAHASAN ………………………………......…………………………………….  2

A.     Tujuan Humas ………….………….....................................................................................       2

B.     Fungsi Humas …………………………………..................................................................         2

C.     Peranan Petugas Humas ………….......................................................................................      3

D.     Tugas Humas ………………….…………………..............................................................         3

E.      Kegiatan Humas …………………………………………………………….......................           3

BAB III PENUTUP ………………………………………………………………....……………  5

      Kesimpulan ………………......………………………………………….......………………. 5

DAFTAR PUSTAKA ………………………………..........................………………………….. 6

BAB I

PENDAHULUAN

 A.     Latar belakang

Keberadaan  Humas  sebagai  sumber  informasi  terpercaya  terasa  penting kedudukannya  di era globalisasi seperti saat ini. Bidang profesi Humas merupakan salah  satu  aspek  manajemen   yang  diperlukan  oleh  setiap  organisasi.  Baik  itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi non komersial.

Aktivitas  utama  Humas,  salah  satunya  adalah  melakukan  fungsi-fungsi “manajemen komunikasi” antara organisasi/ lembaga yang diwakilinya dengan publik sebagai khalayak sasarannya (Ruslan, 2008:85). Dalam suatu perusahaan, komunikasi menduduki peran yang penting dalam kehidupan publiknya baik itu publik internal maupun eksternalnya. Menurut Ruslan (2008:82)  peran  penting ini sesuai dengan fungsi  komunikasi  yang  bersifat  persuasif,  edukatif  dan  informatif.  Sebab  tanpa komunikasi  maka  tidak  adanya  proses  interaksi  saling  tukar  ilmu  pengetahuan, pengalaman, pendidikan, persuasi, informasi dan lain sebagainya.

Setiap perusahaan/ organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah organisasi senantiasa menjalin komunikasi baik secara internal maupun eksternal. (Jefkins, 2004:80). Komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya tidak terjadi secara tatap muka. Agar lebih efisien dalam pembentukan informasi dan opini publik, Humas memerlukan media komunikasi. Komunikasi tatap muka bisa terjadi selintas, tetapi dengan adanya media komunikasi bisa menjadi jembatan komunikasi antara top manajemen dengan  karyawannya (Soemirat, Erdianto, 2003:27)

B.     Rumusan masalah

1.      Apa tujuan humas terhadap organisasi/ lembaga?

2.      Apa fungsi humas terhadap organisasi/ lembaga?

3.      Apa peranan petugas humas dalam sebuah organisasi/ lembaga?

4.      Apa tugas humas dalam sebuah organisasi/ lembaga?

5.      Apa kegiatan humas yang dilakukan dalam sebuah organisasi/ lembaga?

C.      Tujuan

1.      Mengetahui tujuan humas terhadap organisasi/ lembaga

2.      Mengetahui fungsi humas terhadap organisasi/ lembaga?

3.      Mengetahui peranan petugas humas dalam sebuah organisasi/ lembaga

4.      Mengetahui tugas humas dalam sebuah organisasi/ lembaga

5.      Mengetahui kegiatan humas yang dilakukan dalam sebuah organisasi/ lembaga

BAB II

PEMBAHASAN

A.     Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogika dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikasi. Dalam tujuan humas dapat menjaga dan terbentuknya kognisi, afeksi, dan perilaku positif public terhadap organisasi/ lembaga.

Namun, karena kata “relations” menunjukkan kata kerja aktif, maka harus dilihat tujuan ini berdasarkan kepentingan kedua belah pihak (organisasi dan public). Artinya, meskipun humas pada dasarnya “milik” organisasi/ lembaga yang membayarnya, namun tujuan humas pada dasarnya “milik” organisasi/ lembaga yang netral atau bersifat katalisator antara tujuan organisasi/ lembaga dengan tujuan public.

1.      Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi)

Saling pengertian dimulai dari saling mengetahui atau mengenal. Ungkapan “tak kenal maka tak sayang” pada banyak fenomena memberikan jalan disitulah humas berawal.tujuan humas pad akhirnya adalah membuat public atau organisasi saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti tersebut. Dapat diambil contoh tujuan hubungan organisasi/ lembaga dengan public pers (external public relations). Jadi dapat disimpulkan tugas humas kemudian adalah mempertemukan dua kepeentingan untuk saling mengerti.

2.      Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afeksi)

B.     Fungsi Humas

Berbicara fungsi berarti bicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuan organisasi/ lembaga. Dalam buku Public Relations : Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR, yaitu:

1.      Fungsi Konstruktif

Peranan humas dalam hal ini yaitu mempersiapkan mental public untuk menerima kebijakan organisasi/ lembaga, humas menyiapkan “mental” organisasi/ lembaga untuk memahami kepentingan public, humas mengevaluasi perilaku public maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada manajemen, humas menyiapkan pra kondisi untuk mencapai saling pengertian, saling percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan public dan organisasi/ lembaga yang diwakilinya. Fungsi ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini humas bertindak secara preventif (mencegah).

2.      Fungsi korektif

Apabila sebuah organisasi/ lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan public, maka humas harus berperan dalam mengatasai terselesaikannya masalah tersebut. Sementara pada saat situasi “aman-aman” saja humas dibuat “nganggur” atau disfungsi. Lebih aneh lagi, seringkali humas disalahkan bila dalam penanganan krisis menunjukkan tanda-tanda kegagalan.

Sementara Cutlip and Center mengatakan fungsi PR meliputi :

1.      Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi

2.      Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan  menyebarkan informasi dari perusahaan kepada public dan menyalurkan opini public pada perusahaan

3.      Melayani public dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum

4.      Membina hubungan harmonis antara organisasi dan  public, baik internal maupun eksternal

C.      Peranan Petugas Humas

        Peranan  petugas humas dapat dibedakan menjadi dua yakni peranan managerial (communication manage role) dan peranan teknis (communication technician role). Peranan manajerial dikenal dengan peranan ditingkat messo (manajemen) dapat diuraikan menjadi tiga peranan yakni expert preciber communication, problem solving process facilitator dan communication facilitator. Sehingga terdapat empat peranannya yaitu:

1.      Expert Preciber Communication

Petugas PR dianggap sebagai yang ahli. Dia menasihati pimpinan perusahaan/ organisasi. hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien

2.      Problem Solving Process Facilitator

Peranan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.

3.      Communication Facilitator

Peranan petugas humas sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaaan/ organisasi dengan public. Baik public eksternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara public dengan perusahaan. Sebagai media atau penengah bila terjadi miss communication.

4.      Technical Communication

Disini petugas humas dianggap sebagai pelaksana tekhnis komunikasi. Dia menyediakan layanan dibagian tekhnis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakannya.

Peranan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal antara lain; system budaya organisasi/ perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas, struktur organisasi/ perusahaan yang menentukan wewenang dengan kewajiban humas, serta ciri khas kehumasan sebuah organisasi/ perusahaan. Sementara peranan ideal menginginkan  humas dapat terlibat hingga ditingkat messo atau manajerial.

D.     Tugas Humas

Ada tiga tugas humas dalam organisasi/ lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas, yaitu :

1.      Meginterpretasikan, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku public. Kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi/ lembaga. Kecenderungan perilaku public diklasifikasikan dengan baik menjadi empat situasi dan kondisi kecenderungan public yang dihadapi humas yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi. Maka tugas humas adalah merubah public yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima dan yang memusuhi menjadi simpati. Tugas ini melekat dengan kemampuan praktisi humas dalam mengamati dan meneliti perilaku dalam kajian ilmu-ilmu sosial.

2.      Mempertemukan kepentingan organisasi/ lembaga dengan kepentingan public. Kepentingan organisasi/ lembaga dapat jadi jauh berbeda dengan kepentingan public dan sebagainya, namun dapat juga kepentingan ini sedikit berbeda bahkan dapat juga kepentingan yang sama.

3.      Mengevalusi program-program organisasi/ lembaga, khususnya yang berkaitan dengan public. Tugas mengevalusi program manajemen  ini mensyaratkan wewenang humas yang tinggi dan luas. Humas bertugas untuk senantiasa memonitor semua program.

E.      Kegiatan Humas

Kegiatan merupakan implementasi dari tugas. Dengan demikian, kegiatan humas sebenarnya adalah implementasi dari tugas humas untuk mencapai tujuan humas dan menjalankan fungsi dan peranannya secara menyeluruh.

Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi dengan berbagai macam symbol komunikasi, verbal maupun non verbal. Kegiatan komunikasi verbal, sebagian besar adalah pekerjaan mulai dari menulis proposal, artikel, progress report, menulis untuk presentasi, menulis untuk pers atau (press release), membuat rekomendasi, dan sebagainya. Sedangkan verbal lisan antara lain jumpa pers, guest guide (open house), announcer,present, desk informatios, dan sebagainya. Kegiatan komunikasi non verbal meliputi penyelenggaraan pameran, seminar, special event, riset atau penelitian, pers kliping, dan sebagainya.

Kegiatan komunikasi dapat pula berarti kegiatan dalam proses komunikasi itu sendiri. Meliputi mencari informasi (fact fanding melalui observasi, riset, ke perpustakaan, media seeking, dan sebagainya). Kemudian mengolah informasi, meliputi mengedit, merangkum, identifikasi, analisis data, dan sebagainya. Kemudian mendistribusikan informasi baik secara verbal, tulis maupun verbal lisan, dan non verbal. Semua itu adalah kegiatan berkomunikasi. Yakni kegiatan yang berkaitan dengan proses pentransferan dan penerimaan ide, gagasan dan segala macam informasi dengan tujuan tertentu.

Elizabeth G. Ananto pernah melakukan penelitian di Indonesia terhadap 292 responden. Dari hasil riset ternyata kegiatan terbesar humas adalah menulis, editing, media relations, special events, berbicara, produksi, riset, programming, dan konseling (konsultasi). Sedangkan penggunaan waktu terbesar petugas humas adalah koordinasi, perencanaan dan negoisasi.

Sementara secara awam terlihat bahwa penanganan hubungan dengan pers juga merupakan kegiatan yang paling kontiniu dan sering dilakukan petugas humas. Kegiatan antara lain, jumpa pers, membuat dan  mengirim pers release, kunjungan pers, pers tour, pers kliping, dan counter press.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan :

Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang Humas atau yang dikenal dengan nama seorang Public Relations memiliki peranan yang amat besar dalam sebuah lembaga/ organisasi. Dikarenakan humas merupakan jembatan yang menghubungkan sebuah lembaga/ organisasi terhadap publik. Humas lah yang mengenalkan sebuah organisasi/ lembaga kepada publik dan masyarakat luas. Humas juga berperan besar dalam kelangsungan sebuah lembaga/ organisasi seperti sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah yang sedang dihadapi oleh sebuah organisasi/ lembaga, sebagai penengah antar kedua belah pihak apabila terjadi miss communication, ia juga bisa menjadi sosok ahli yang dapat meberikan nasihat-nasihatnya kepada pimpinan maupun anggotanya.

Humas memiliki tujuan dan fungsi. Salahs atu tujuannya yaitu menciptakan saling pengertian dan sikap saling percaya anar kedua belah pihak agar kedua belah pihak dapat bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan yang tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini, humas tidak bersikap memihak pada salah satu pihak, meskipun humas dimiliki dan dibayar oleh sebuah lembaga/ organisasi, humas bersifat netral (tidak memihak). Karena humas juga bertujuan menciptakan hubungan yang baik antara kedua belah pihak.

Dan kegiatan humas itu sendiri merupakan penerapan seorang humas dalam menjalankan kegiatan guna mencapai tujuan dan fungsi dari humas itu sendiri. Kegiatannya beraneka macam, dapat berupa menulis proposal, menulis untuk presentasi, menulis untuk pers, membuat rekomendasi, berbicara, konseling, dan lain sebagainya.

  

DAFTAR PUSTAKA

Kusumasturi, Frida. 2004 “Dasar-Dasar Humas”. Bogor: Ghalia Indonesia.